Nel panorama economico odierno, altamente competitivo, la gestione e l'ottimizzazione della gestione della flotta aziendale è diventata di fondamentale importanza. Ma cosa significa esattamente gestire una flotta e quale impatto ha questo processo sul successo aziendale? In questo articolo esploreremo i dettagli di questo tema sempre più rilevante.
Cosa si intende per Gestione della flotta?
La gestione della flotta comprende tutte le attività legate all'amministrazione, monitoraggio e coordinamento dei veicoli aziendali, spesso indicati come "parco auto". Le principali aree su cui ci si concentra includono:
LOGISTICA: pianificazione e controllo degli spostamenti;
GESTIONE FINANZIARIA: analisi dei costi e degli investimenti legati alla flotta e le operazioni di acquisto e vendita di veicoli stessi;
GESTIONE AMMINISTRATIVA: attenta gestione delle scadenze, da assicurazione e bollo fino a tagliandi e manutenzioni.
Esaminiamo ora cosa è necessario per realizzare una gestione della flotta efficace, suddivisa per aree chiave.
LOGISTICA: Ottimizzazione percorsi e controllo
L’area logistica è sicuramente quella a cui, operativamente, è più spesso associata la gestione della flotta. Infatti, buona parte del lavoro sulla flotta prevede la pianificazione dei tragitti (il cosiddetto “dispatching”) e il controllo della posizione dei mezzi e dell’avanzamento dei percorsi, specie in aziende di trasporti e/o consegne. Le strategie per ottimizzare la pianificazione e il controllo della flotta sono tante e diverse. Quello che conta qui è cercare di trovare una soluzione che permetta di utilizzare la flotta al meglio, cercando di ottimizzare i percorsi di ogni singolo veicolo in base al percorso.Non bisogna, però, dimenticare il lavoro di revisione a posteriori sull’utilizzo della flotta: occorre cioè analizzare i dati di utilizzo per comprendere se la flotta sta operando correttamente ed efficientemente o se ci sono problemi da risolvere nell’immediato. L’unico grande problema con i dati dei veicoli è la difficoltà nel raccoglierli.
Gestione Finanziaria: Monitoraggio dei Costi e degli Investimenti
Nella gestione della flotta c’è parecchio spazio anche per la gestione finanziaria. Infatti, i veicoli aziendali sono spesso responsabili di una buona parte dei costi operativi.Non solo ciò, ma secondo uno studio di Leasplan, il costo di acquisto conta per meno del 40% dei costi totali di un veicolo; oltre il 60% del costo totale di un veicolo a motore deriva dall’utilizzo del veicolo! Questo significa che ci sono enormi potenzialità per risparmiare e che quindi la corretta gestione delle spese per carburante, assicurazioni, manutenzioni, tasse e pedaggi (e anche le multe, purtroppo!) è molto importante per assicurare una migliore stabilità finanziaria, risparmiando ove possibile.Inoltre, gestire la flotta significa anche intuire quando effettuare nuovi innesti e dismettere i veicoli obsoleti o problematici mediante nuovi investimenti. Anche questi devono essere correttamente gestiti, al fine di ottimizzare la struttura finanziaria dell’impresa, senza eccedere con gli investimenti, per evitare rischi eccessivi.
AMMINISTRAZIONE: Gestione delle scadenze e burocrazia
In Italia siamo da sempre campioni di burocrazia! E da grandi flotte derivano tante scadenze e una grande burocrazia. Le scadenze legate alla flotta sono solitamente: assicurazione, bolli, tagliandi, manutenzioni; queste sono vitali per una gestione aziendale continuativa e corretta. Pertanto, al crescere della flotta, diventa indispensabile utilizzare sistemi precisi per tenere traccia delle scadenze. (spoiler: no, gli elenchi su excel o su carta e penna non funzionano!).
Principali Attività di Gestione della Flotta
Quando l'azienda possiede un numero significativo di veicoli, è cruciale avere un sistema ben strutturato per la loro gestione. Spesso si delega un dipendente a monitorare le attività della flotta, garantendo così un controllo costante. Gli addetti alla gestione devono evitare due rischi principali:
Una pianificazione inefficiente dei movimenti, che può portare a costi elevati e perdita di opportunità di guadagno.
La perdita di controllo dovuta alla complessità burocratica, che può causare costosi errori finanziari.
Il processo di gestione della flotta si compone di tante attività. Se la tua azienda non riesce a gestirne molte allo stesso tempo, è probabile che la gestione della tua flotta non sia ottimizzata. Ciò non comporta niente di negativo, anzi, hai tante nuove opportunità per migliorare e per iniziare gestire la tua flotta al meglio! Di seguito elenchiamo alcune delle attività fondamentali:
Pianificazione
La pianificazione e controllo di gestione sono tra le attività focali della gestione della flotta, sono infatti, le attività che mettono in moto l’intero processo di gestione. La difficoltà cresce all’aumentare del numero di veicoli e delle tappe da seguire. Oggi, fortunatamente la pianificazione non è più un’attività manuale e ci sono potenti software in grado di supportare in questa attività! Pianificare efficacemente permette di minimizzare i costi, mantenendo pieno controllo della flotta e ampia flessibilità.
Pianificare e seguire i movimenti in maniera poco attenta. Questo è il rischio più grande per chi si occupa della gestione della flotta, poiché vorrebbe dire sprecare preziose risorse aziendali. Infatti, spesso si dedica poco sforzo all’ottimizzazione degli spostamenti della flotta e le conseguenze sono due: maggiori costi dovuti ad una gestione inefficiente e minori ricavi, perché con la stessa flotta si sarebbero potuti fare più spostamenti e (potenzialmente) servire più clienti!
Perdere il controllo per via dell’eccessiva burocrazia. Al crescere della flotta, aumenta la burocrazia e diventa complesso gestire le scadenze burocratiche legate ai veicoli: anche in questo caso, eventuali dimenticanze possono portare a costosi errori per l’azienda.
Controllo
L’attività di pianificazione deve sempre essere affiancata dall’attività di controllo.
Una prima forma di controllo essenziale è la localizzazione; essere in grado di visualizzare la posizione esatta di ogni veicolo della flotta in tempo reale è fondamentale per controllare l’avanzamento dei lavori, per intercettare eventuali ritardi o variazioni di rotta e anche per motivi di sicurezza e protezione dei veicoli!
Il controllo non deve soltanto essere legato alla posizione, ma c’è bisogno di condurre analisi approfondite alla ricerca di inefficienze! In particolare, è davvero molto importante interfacciarsi con la centralina dei veicoli per raccogliere quanti più dati possibile in merito all’utilizzo dei veicoli. Il principio è sempre lo stesso: si può agire solo su ciò che si può misurare, quindi più dati significano più possibilità di migliorare la tua flotta! Raccogliendo dati dai veicoli della flotta è possibile calcolare i consumi, analizzare le inefficienze (dove si spende più del dovuto) e decidere quali manovre migliorative implementare.
Fortunatamente, la tecnologia di Keet ti aiuta a fare questo. Dopo essere stato installato sulla tua flotta in meno di un minuto (promesso!), Keet raccoglie i dati per la tua flotta e genera dei report automatici, consultabili in ogni momento. In più, se non sei soddisfatto o vuoi condurre ulteriori analisi in autonomia, puoi scaricare i dati dei tuoi veicoli e analizzarli come preferisci! Ora la tua flotta non avrà più scuse per essere inefficiente e potrai goderti dei notevoli risparmi dovuti a una gestione più oculata della flotta.
Stato di salute del veicolo e scadenze annesse
Un’altra attività essenziale della gestione della flotta è il controllo dello stato di salute di ogni veicolo e delle annesse scadenze burocratiche.Innanzitutto, bisogna essere sempre pronti a fronteggiare eventuali eventi avversi in grado di danneggiare più o meno gravemente i veicoli. Pianificare e gestire la flotta, infatti, non sarebbe possibile se i veicoli fossero danneggiati e incapaci di funzionare a regime!Le varie scadenze amministrative possono essere invece fonte di ritardi, tempo extra perso ed eventuali risvolti economici negativi. Gestirle tutte, soprattutto se in possesso di numerosi veicoli, è spesso fonte di stress e frustrazione. Essendo, questa, però un’attività necessaria e obbligatoria, è fortemente consigliato utilizzare di supporti informatici che permettano di gestire tutte le scadenze in modo facile e tempestivo.
Risparmia sui consumi in flotta con il noleggio a lungo termine
Visti i tanti aspetti da considerare nella gestione di una flotta aziendale, è evidente come il noleggio a lungo termine rappresenti la scelta ideale per chi desidera risparmiare sui consumi e ottimizzare i costi.
Scegliendo questa soluzione, puoi avere accesso a veicoli moderni ed efficienti, come gli ibridi o gli elettrici, senza l’onere di un investimento iniziale e con la tranquillità di sapere che manutenzione e burocrazia sono già incluse nel canone mensile.
Ciò ti consente di affrontare le sfide dei prezzi del carburante e dell’usura dei veicoli con una soluzione flessibile e conveniente. Non solo, la possibilità di monitorare i consumi con tecnologie telematiche avanzate e di beneficiare degli incentivi statali rende il noleggio a lungo termine ancora più vantaggioso.
Alla fine del contratto, puoi facilmente rinnovare la flotta con veicoli ancora più performanti e aggiornati, senza doverti preoccupare della svalutazione dell’usato.
In sintesi, il noleggio a lungo termine ti permette di risparmiare sui costi, migliorare l’efficienza e concentrarti sul tuo business, lasciando a noi la gestione della tua mobilità.
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